¿Qué es la gestión de la información?

¿Qué es la gestión de la información?

Therefore Corporation produce el software de gestión de la información Therefore™. Nuestro software está diseñado para ayudar a los empleados a lograr un incremento de la eficiencia y la productividad al tiempo que reducen el tiempo dedicado a tareas administrativas y procesos laboriosos con uso intensivo de papel. Para ello se transforman los procesos de negocios y documentación basados en papel en registros electrónicos y flujos de trabajo digitales. El resultado final es la mejora de la productividad, pues permite desviar recursos a tareas más estratégicas y gratificantes.

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Therefore Corporation produce el software de gestión de la información Therefore™. Nuestro software está diseñado para ayudar a los empleados a lograr un incremento de la eficiencia y la productividad al tiempo que reducen el tiempo dedicado a tareas administrativas y procesos laboriosos con uso intensivo de papel. Para ello se transforman los procesos de negocios y documentación basados en papel en registros electrónicos y flujos de trabajo digitales. El resultado final es la mejora de la productividad, pues permite desviar recursos a tareas más estratégicas y gratificantes.

Por qué dejar de utilizar papel

El uso de papel deja a los datos en una situación de vulnerabilidad frente a robos, pérdidas y destrucción. El coste de imprimir y almacenar archivos físicamente representa un gasto superfluo y poco eficiente para la empresa. Por otra parte, no debemos ignorar el coste ambiental de la impresión: tóner y papel tienen un efecto negativo sobre el medio ambiente.

Por tanto, es indudable que las organizaciones pueden ahorrar espacio, tiempo y dinero aumentando la capacidad del archivo electrónico. Therefore™ aprovecha numerosos conjuntos de permisos personalizables para mejorar la seguridad de la información al tiempo que aumenta el control de la información de los empleados. Por último, Therefore™ ofrece herramientas de productividad, entre las que se incluyen los flujos de trabajo y Business Analytics para mejorar el control de los procesos de negocio y el conocimiento de dónde se encuentran los documentos dentro de la empresa. La mejora de la visibilidad que obtiene la organización ayuda a optimizar sus procesos y a proporcionar información más precisa a empleados, clientes y proveedores.

Acceso a la información

La información solo tiene valor cuando se puede recuperar. La digitalización de la información en un formato estandarizado hace que resulte más accesible y manejable. A diferencia de la estructura tradicional de carpetas basada en Windows®, que varía de un usuario a otro, Therefore™ ofrece un sistema de almacenamiento uniforme que crea un repositorio centralizado de información en toda la empresa. Gracias a la implementación de una solución coherente, se protege el conocimiento experto en toda la organización al tiempo que se permite la recuperación de los datos y la gestión correcta de los procesos en caso de ausencia o salida de un empleado clave.

Facilidad de uso, administración y configuración

La interfaz de usuario de Therefore™ se mantiene al tanto de las normas actuales de estilo y comodidad, por lo que el producto es fácil de utilizar desde el principio. Los documentos almacenados en Therefore™ se pueden mostrar incluso en la conocida estructura de árbol del Explorador de Windows®.

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¿Por qué es importante la gestión de la información?

Tanto los documentos en papel como los electrónicos se pueden guardar fácilmente en el sistema Therefore™ empleando diversos métodos. Los documentos en papel se pueden escanear fácilmente en el sistema, ya sea utilizando nuestro propio Therefore™ Capture Client, la aplicación del MFP o una solución de escaneado de otros proveedores, como IRIS o Kofax. Con Therefore™ Capture Client, los documentos se pueden indexar utilizando cógidos de barras, incluso códigos de barras 2D, o empleando OCR zonal. Los documentos electrónicos también se pueden incorporar fácilmente al sistema, ya sea mediante arrastrar y colocar desde Windows® Explorer, una carpeta activa o directamente desde una aplicación compatible de otros proveedores a través de uno de los conectores de Therefore™.

La automatización del trabajo rutinario con Therefore™ Workflow ayuda a evitar errores y ofrece a los responsables una vista general de cómo se ejecutan los procesos en la empresa.

Los procesos pueden continuar incluso cuando los empleados están fuera de la oficina. Se pueden ver documentos tales como informes o correo y los empleados pueden realizar acciones incluso desde fuera de la oficina para asegurar un flujo continuo de los procesos de negocio, también a través de un navegador de Internet o un dispositivo móvil.

Las políticas de almacenamiento primario y de copia de seguridad, junto con un control personalizable de los permisos, garantizan la seguridad y la protección de la información. Un archivo homogéneo y fiable garantiza que se puede acceder fácilmente a la información en otro momento, incluso cuando el empleado que archivó originalmente el documento ya no está disponible.

Therefore™ is customizable and scalable. It is easy to move from a single user environment to an enterprise environment, simply by updating the license. Various user and connector licenses are offered to ensure the system is tailored to your needs.

Therefore™ permite a los usuarios acceder a sus documentos y flujos de trabajo sobre la marcha empleando una aplicación móvil, un navegador web y una función sin conexión. Therefore™ Mobile App es compatible con teléfonos y tablets iOS, Android y Windows. Therefore™ Web Access permite a los usuarios ver, acceder, editar y guardar sus documentos en Therefore™ utilizando un navegador de Internet. Por último, los usuarios pueden “desconectar” los documentos, editarlos y luego sincronizarlos con el servidor utilizando Therefore™ Anywhere.

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