Qu’est-ce que la gestion d’informations ?

Qu’est-ce que la gestion d’informations ?

Therefore Corporation développe les logiciels de gestion des informations Therefore™. Nos logiciels ont pour mission d’aider les employés d’une entreprise à gagner en efficacité et en productivité tout en consacrant moins de temps aux tâches administratives laborieuses et aux processus sur papier. Pour ce faire, ils transforment les processus stratégiques et documentaires sur papier en workflows numériques et enregistrements électroniques. En permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et enrichissantes, l’utilisation de ces logiciels se solde par une productivité accrue.

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Tout environnement d’entreprise s’appuie sur un flux libre et sécurisé d’informations. Les méthodes classiques de classement, de stockage et de partage de ces informations sur papier s’avèrent toutefois souvent peu efficaces. En adoptant un système de gestion des informations, les entreprises de toute taille réduisent leur dépendance vis-à-vis du papier et des processus de traitement manuels et optimisent l’accès, le contrôle et la traçabilité des informations à tous les échelons.

Pourquoi se tourner vers une stratégie « zéro papier » ?

Les données issues de documents sur papier sont plus vulnérables en termes de vol, de destruction et de perte. Les coûts d’impression et de stockage physique des fichiers représentent un fardeau inutile et peu rationnel pour les entreprises. Le coût environnemental de l’impression n’est également pas négligeable : toner et papier ont tous deux un impact négatif sur l’environnement.

C’est pourquoi le temps, l’argent et la place que gagnent les organisations qui privilégient l’archivage électronique sont indéniablement considérables. En exploitant de multiples jeux de permissions personnalisables, Therefore™ renforce la sécurité des informations tout en accroissant le contrôle qu’exercent les employés de l’entreprise sur les informations. Therefore™ propose enfin des outils de productivité, dont les workflows et le module Business Analytics, pour optimiser la maîtrise des processus métier et la localisation des documents au sein d’une organisation. L’amélioration de la visibilité au sein d’une entreprise permet à cette dernière de renforcer ses processus et de fournir des informations plus fiables à son personnel, ses clients et ses fournisseurs.

Accès aux informations

L’information n’a de prix que s’il est possible d’y accéder. En numérisant les informations dans un format standardisé, l’entreprise facilite à la fois les accès et la gestion. À la différence de la structure arborescente Windows® classique, qui varie d’un utilisateur à l’autre, Therefore™ propose un système de stockage homogène qui crée un référentiel d’informations centralisé au sein de l’entreprise. La mise en œuvre d’une solution cohérente permet de ventiler les compétences sur l’ensemble du personnel. L’absence ou le départ d’un employé n’empêche ainsi plus l’extraction des données ou le traitement correct des processus.

Une solution facile à utiliser, gérer et configurer

Parce que l’interface utilisateur de Therefore™ se conforme aux normes de pointe en matière de style et de convivialité, la solution est facile à utiliser dès son installation. Les documents archivés dans Therefore™ peuvent même être affichés dans une vue arborescente familière dans l’Explorateur Windows®.

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Pourquoi la gestion des informations est-elle si importante ?

Qu’ils soient sur papier ou au format électronique, les documents sont facilement mémorisés dans le système Therefore™ par le biais de diverses méthodes. Les documents sur papier peuvent être numérisés en toute facilité dans le logiciel, via notre propre produit Therefore™ Capture Client, l’application de l’imprimante multifonction ou une solution de numérisation tierce (IRIS ou Kofax, par exemple). L’utilisation de Therefore™ Capture Client permet d’indexer les documents à l’aide de codes à barres (codes à barres 2D inclus) ou de la fonction de ROC par zone. Il est également très facile d’importer des documents électroniques dans le système par le biais de diverses méthodes : par glisser-déposer à partir de l’Explorateur Windows®, un dossier dynamique ou directement à partir d’une application tierce prise en charge via l’un des connecteurs Therefore™.

En automatisant les tâches de routine via Therefore™ Workflow, les erreurs disparaissent et l’encadrement dispose de fonctions de traçabilité de l’exécution des processus au sein de l’entreprise.

Le traitement des processus continue même si les employés sont absents du bureau. Le personnel de l’entreprise peut afficher les documents tels que les rapports ou le courrier électronique et exécuter des tâches en mode nomade pour assurer un flux continu de processus métier via un navigateur Internet ou un périphérique mobile.

Alliée à un contrôle axé sur des permissions personnalisables, l’utilisation de supports de stockage primaire et secondaire garantit la sécurité des informations. Une archive homogène et fiable assure un accès ultérieur facile aux informations, même si l’employé qui a originellement archivé le document a quitté l’entreprise.

Therefore™ est une solution personnalisable et évolutive. La transition d’un environnement à utilisateur unique vers un environnement d’entreprise ne présente aucune difficulté, puisqu’il suffit de mettre à jour la licence. Grâce aux diverses licences de type utilisateur et connecteur disponibles, la solution s’adapte à vos besoins.

Therefore™ permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents et workflows en mode nomade grâce à une application mobile, un navigateur Web et une fonction hors ligne. L’application Therefore™ Mobile est prise en charge par les téléphones et tablettes iOS, Android et Windows. Grâce à Therefore™ Web Access, les utilisateurs peuvent afficher, modifier et mémoriser leurs documents dans Therefore™ et accéder à ces derniers par le biais d’un navigateur Internet. Ils peuvent enfin mettre un document hors ligne, le modifier, puis se synchroniser avec le serveur à l’aide de Therefore™ Anywhere.

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