Finanzabteilung

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Therefore™ in der Finanzabteilung

Finanzabteilungen stehen unter Druck, denn alle Finanzdaten müssen gut aufbewahrt werden, wie zum Beispiel eingehende und ausgehende Rechnungen, Bestellungen, Genehmigungen, Ausgaben und mehr. Dokumente müssen validiert, zugeordnet, sicher verwahrt und schließlich gelöscht werden.

 

Ohne ein Dokumentenmanagement-System ist es eine große Herausforderung, einen Überblick über alle Finanzdokumente zu behalten. Es kann sehr aufwändig und fehleranfällig sein, Lieferscheine und Bestellungen manuell zuzuordnen. Ständig besteht das Risiko, Dokumente zu verlieren oder zu verlegen, vor allem wenn alle Dokumente in physischen Speichermedien aufbewahrt sind. Es ist mühsam, das richtige Dokument im Falle einer Nachprüfung wiederzufinden, wenn eine aktive Suche nicht möglich ist.

 

Wenn Sie zu einer elektronischen Arbeitsweise wechseln, ist es möglich, Prozesse viel schneller und effizienter abzuwickeln. Gescannte Dokumente können automatisch gespeichert und indexiert werden. Dokumente, die von einem ERP-System Dritter (zum Beispiel SAP oder Microsoft Dynamics NAV) generiert wurden, können erfasst und automatisch gespeichert werden. Es können Daten aller Art, sogar von externen Datenbanken, mit Hilfe von einer Metadaten- oder Volltextsuche abgerufen werden, ähnlich einer Suche im Internet. Es ist ebenfalls möglich, flexible Workflowprozesse zu konfigurieren, um Dokumente zur Bearbeitung und Validierung an andere Mitarbeiter weiterzuleiten. Sie können auf Ihre Dokumente sogar außerhalb des Büros zugreifen und Workflows bearbeiten, indem Sie die komfortable Therefore™ Mobile App oder Web Access verwenden.

 

 

Mit Therefore™ können Finanzabteilungen in folgenden Punkten profitieren:

Kosten reduzieren

Bearbeitet man Finanzdokumente elektronisch, werden Photokopien und Lagerkosten gesenkt und weniger Fehler durch manuelles Zuordnen und Klassifizieren gemacht.

Integration in andere Applikationen

Die Standardintegration in Microsoft Office und Outlook garantiert - gemeinsam mit einer maßgeschneiderten Integration in Ihre jetzigen Finanzsysteme - die sofortige Verfügbarkeit Ihrer Finanzinformationen.

Schnellere Verarbeitung

Workflows leiten Rechnungen automatisch an die zuständigen Mitarbeiter oder Vorgesetzten weiter, damit diese Genehmigungen vornehmen können. Klare Abgabetermine und Eskalationspfade sorgen dafür, dass Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Rechnungen, die nicht rechtzeitig bearbeitet werden, können an die verantwortlichen Vorgesetzten übermittelt werden und automatische Emails erinnern Mitarbeiter an Fristen. Somit werden Zahlungsnachlässe durch früheres Einzahlen begünstigt und Mahnungen vermieden.

Mobiler Zugang

Archivierte Dokumente können mit der Therefore™ Mobile App unterwegs aufgerufen, gelesen und bearbeitet werden, ohne das Dokument aus dem System entfernen zu müssen. Das hilft dabei, Bewilligungen und Bearbeitung schneller zu erledigen.

Rechtskonforme Archivierung

Verwahren Sie Ihre Dokumente sicher und standardgerecht, und löschen Sie die Dokumente sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Fallstudien: Finanzabteilung
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