Poststelle

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Therefore™ in der Poststelle

In vielen Firmen ist die Poststelle mit viel Stress und Dringlichkeit konfrontiert. Die eingehende Post muss sortiert und an sämtliche Mitarbeiter verteilt werden. Dies kann sehr lange dauern und fehleranfällig sein.

 

Gewöhnlich wird die Post manuell sortiert und dann in die Postfächer oder auf den Schreibtisch der Mitarbeiter gelegt. Wenn sich ein Angestellter gerade nicht im Büro befindet, kann er den Brief erst nach seiner Rückkehr lesen. Möchte ein anderer Mitarbeiter den Brief lesen, muss er erst ins Archiv gehen und danach das Dokument wieder rücksortieren. Es besteht hier ein hohes Risiko, die Informationen zu verlegen oder zu verlieren.

 

Bei Papierdokumenten erhöht sich die Zeit der Archivierung und die Wiederauffindung. Manche Briefe sind mit anderen Geschäftsabläufen, z.B. Rechnungen, verknüpft. Verzögert sich hier der gesamte Prozess, führt dies zu Mahnungen und einem schleppenden Kundenservice.

 

Die Therefore™ Informationsmanagement-Software bietet die ideale Lösung, um eingehende Post zu verwalten. Briefe können gescannt, automatisch gespeichert und indexiert werden. Sobald sich das Dokument im System befindet, kann es dem verantwortlichen Mitarbeiter in elektronischer Form zur Überprüfung übermittelt werden; oder auch an weitere Personen, wie etwa Kreditoren, weitergeleitet werden.

 

Es ist möglich, flexible Workflows zu konfigurieren. So können Briefe innerhalb des Unternehmens weitergeleitet, und Genehmigungen oder Validierungen vorgenommen werden. Die Therefore™ Mobile App ermöglicht hier ein hohes Maß an Flexibilität.

 

 

 

Durch die elektronische Verarbeitung der Post, kann jedes Unternehmen in folgenden Punkten profitieren:

Reduzierte Kosten

Indem die Post automatisch erkannt und verteilt wird, wird wertvolle Zeit gespart. Die Mitarbeiter können sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren. Wenn Emails elektronisch gespeichert werden, reduzieren sich Photokopier- und Lagerkosten. Außerdem können Tippfehler und falsch beschriftete Pakete vermieden werden.

Schnellere Verarbeitung

Workflows leiten Dokumente automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Die Delegation von Aufgaben ist nicht mehr von der Terminplanung eines Mitarbeiters abhängig. Aufgaben, die nicht rechtzeitig bearbeitet werden, können an andere Kollegen weitergeleitet werden. Außerdem werden Mitarbeiter an näher rückende Fristen erinnert.

Mobiler Zugang

Lesen und bearbeiten Sie E-Mails, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Wenn sich ein Mitarbeiter nicht im Büro oder gerade auf Urlaub befindet, ist es möglich, ein E-Mail direkt an einen anderen Kollegen oder eine andere Abteilung weiterzuleiten.

Gesetzeskonformes Archivieren

Bewahren Sie alle Ihre Dokumenten auf, halten Sie sich an gesetzliche Standards und löschen Sie Dokumente, wenn die Frist der Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.

Fallstudien: Poststelle
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