Personalabteilung

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Therefore™ in der Personalabteilung

Personalabteilungen müssen oft hunderte, wenn nicht gar tausende Personalakten verwalten: Gehaltsdaten, Versicherungsunterlagen, Mitarbeitergespräche, Arbeitsverträge und Urlaubsanträge.

 

Wenn all diese Dokumente aus Papier bestehen, dauert es sehr lange, diese Dokumente zu archivieren und wiederzufinden. Es ist schwer, einen Überblick über alle Versionen eines Vertrags zu behalten. Arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Entwurf, wird es schier unmöglich nach zu verfolgen, wer das Dokument wann verändert hat. Werden Dokumente in Archiven gelagert, besteht immer ein Risiko, dass sie verloren gehen oder falsch eingeordnet werden: Die Suche eines Dokuments gestaltet sich dann als besonders mühsam. Sind Dokumente in einer konventionellen Windows Ordnerstruktur aufbewahrt, ist es nicht möglich, ähnliche Dokumente gemeinsam zu speichern oder zu bearbeiten. Außerdem besteht die Gefahr, Daten unabsichtlich zu verschieben oder zu löschen.

 

Die Therefore™ Informationsmanagement-Software bietet Ihnen die ideale Lösung, all Ihre Personaldokumente effektiv zu verwalten. Gescannte Dokumente können automatisch gespeichert und indexiert werden. Dokumente jeglicher Art können über die Metadaten- oder hoch entwickelte Volltextsuche erfasst werden. Auf diese Weise werden optimale Resultate erzielt. Um Dokumente zur Genehmigung und Validierung quer durch Ihr Unternehmen zu schicken, können flexible Workflow-Prozesse konfiguriert werden. Mit Therefore™ Case Management können alle Mitarbeiterdokumente sicher gespeichert und gemeinsam verarbeitet werden. Durch die Therefore™ Mobile App und Web Access ist es sogar möglich, auf Dokumente außerhalb des Büros zuzugreifen und Workflows zu bearbeiten. Außerdem sind die Sicherheit und Berechtigung flexibel einstellbar: Therefore™ ermöglicht, dass Benutzerberechtigungen bis hin zu jedem einzelnen Dokument kalibriert werden können.

 

 

 

Um Ihre Effizienz zu steigern, können  viele Personalabläufe ganz leicht und schnell automatisiert werden.

Anwerben von neuen Mitarbeitern

Workflows unterstützen Sie dabei, dass Bewerbungen schneller abgewickelt werden.

Neue Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Dokumente komplett sind und nötige Anschaffungen, wie Computer, Emailadresse und Telefon bei Arbeitsantritt bereits vorhanden sind.

Verträge verwalten

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle Verträge, wie etwa den Status jedes einzelnen Vertrags und entwickeln Sie eine sichere Methode, Verträge zu erneuern und zu kündigen.

Mitarbeiterakten verwahren

Mitarbeiterakten können sicher aufbewahrt werden. Zum Beispiel Steuerformulare, Direktüberweisung von Löhnen, Beschäftigungsnachweise, Krankenversicherungen, Pensionsvorsorgen und mehr. Um sicher zu stellen, dass Dokumente bis zur Frist der rechtlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht werden, können Aufbewahrungsrichtlinien der Daten konfiguriert werden.

Vertraulichkeit von Daten

Personaldaten enthalten vertrauliches Material und müssen daher vor unbefugtem Zugang geschützt werden. Dank der anpassungsfähigen Berechtigungsvergabe von Therefore™, ist es einfach, nur dafür zuständigen Mitarbeitern Zugang zu vertraulichen Daten zu gewähren.

Einhaltung von Vorschriften

Therefore™ bietet eine Audit-Trail Funktion und Rückverfolgbarkeit von Dokumentveränderungen. Dies hilft Firmen, staatliche Sicherheitsrichtlinien bezüglich Dateien und Daten einzuhalten.

Urlaubsanträge

Urlaubsanträge von Mitarbeitern können automatisch an Ihre Vorgesetzten geschickt werden. Wird dieser bewilligt, werden die Urlaubstage automatisch abgezogen. Ein Bericht über die gesamten Anträge und Genehmigungen ist verfügbar.

Fallstudien: Personalabteilung
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