Finanzas

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Therefore™ en el sector financiero

Los departamentos financieros deben hacer frente a una presión sin precedentes para mantener registros completos de todos los servicios financieros: facturas de clientes y proveedores, pedidos de compra, autorizaciones, gastos, etc. Los documentos se deben validar, cotejar, almacenar de forma segura y, con el tiempo, destruir.

 

Sin un sistema de gestión de la información resulta difícil realizar el seguimiento de todos los documentos financieros. El cotejo manual de los justificantes de entrega con los pedidos de compra puede resultar laborioso y está sujeto a errores. El riesgo de extraviar o clasificar incorrectamente los documentos siempre está presente, en particular si todos ellos se almacenan en formato físico, que ocupa mucho espacio. Encontrar el documento correcto en caso de auditoría se convierte en una tarea titánica, pues no se dispone de métodos de búsqueda flexibles.

 

La adopción de una metodología digital de trabajo permite llevar a cabo los procesos de forma mucho más rápida y eficiente. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente. Los documentos generados a partir de sistemas ERP de otros proveedores se pueden capturar y guardar automáticamente. Se pueden recuperar documentos de todo tipo empleando metadatos o búsqueda de texto completo, como en la Web. Es posible configurar procesos de flujos de trabajo flexibles para enrutar los documentos a través de la empresa para su aprobación y validación. Incluso es posible acceder a los documentos y ejecutar flujos de trabajo fuera de la oficina utilizando la práctica Therefore™ Mobile App o Web Access.

 

Therefore™ se puede integrar fácilmente en sistemas ERP de otros proveedores, como SAP o Microsoft Dynamics NAV, y también puede utilizar datos de bases de datos externas para clasificar documentos.

 

Therefore™ brinda a los departamentos financieros los siguientes beneficios:

Reducción de costes

La gestión electrónica de los documentos financieros permite a las empresas reducir los costes de fotocopias y almacenamiento, así como los errores causados por el cotejo y la clasificación manuales.

Integración en otras aplicaciones

La integración estándar en documentos de Microsoft Office y Outlook, junto con la integración a medida en sus sistemas financieros actuales, le garantizan que podrá acceder fácilmente a toda la información financiera.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan automáticamente las facturas al empleado o gestor correspondiente para su aprobación; la claridad en los plazos y las rutas de escalado garantizan los pagos puntuales. Las facturas que no se procesan a tiempo se pueden escalar al responsable correspondiente, y los empleados pueden recibir avisos automáticos por correo electrónico para recordarles fechas de vencimiento inminentes. Esto puede ayudar a obtener descuentos por pronto pago y evitar sanciones.

Acceso móvil

Es posible localizar, leer y procesar documentos archivados sobre la marcha utilizando Therefore™ Mobile App sin extraer los documentos del sistema para acelerar su aprobación y procesamiento.

Archivo conforme a la legislación

Almacene todos los documentos con seguridad, cumpla las normas de conformidad y elimine los documentos cuando expire el periodo que establece la ley.

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