Recursos Humanos

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Therefore™ en recursos humanos

Los departamentos de recursos humanos deben administrar cientos o incluso miles de archivos del personal, como nóminas, recibos de seguros, evaluaciones de empleados, contratos de trabajo y solicitudes de vacaciones.

 

Si todos estos documentos están basados en papel, aumenta significativamente el tiempo necesario para su archivo y correcta recuperación. Mantener un seguimiento de la última versión del contrato de un empleado puede resultar complicado cuando varios usuarios trabajan con distintos borradores, pero realizar el seguimiento de todos los cambios realizados, quién los ha hecho y en qué momento, resulta imposible. Cuando los documentos se almacenan en archivos, el riesgo de extraviar o clasificar incorrectamente los documentos siempre está presente, lo que convierte en una tarea titánica la búsqueda de un documento específico en caso de litigio. Si los documentos se almacenan digitalmente en estructuras tradicionales de carpetas de Windows, no se podrán guardar ni procesar junto con documentos relacionados, y el riesgo de mover o eliminar accidentalmente un archivo seguirá estando presente.

 

Therefore™ ofrece la solución idónea para una gestión efectiva de toda la documentación de recursos humanos. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente. Se pueden recuperar documentos de todo tipo empleando metadatos o búsqueda de texto completo para conseguir resultados optimizados. Es posible configurar procesos de flujos de trabajo flexibles para enrutar los documentos a través de la empresa para su aprobación y validación, o realizar un seguimiento de los contratos para renovarlos cuando sea necesario. Con el módulo Therefore™ Case Management, todos los documentos relacionados con un empleado se pueden guardar con seguridad y procesar conjuntamente. Incluso es posible acceder a los documentos y ejecutar flujos de trabajo fuera de la oficina utilizando la práctica Therefore™ Mobile App o Web Access. Y, naturalmente, la seguridad y los permisos son extremadamente flexibles, permitiendo la calibración de permisos hasta el nivel de documento individual.

 

Muchos procesos de recursos humanos se pueden automatizar con rapidez y facilidad para aumentar la eficiencia inmediatamente:

Selección

Los flujos de trabajo pueden ayudar a evaluar rápidamente los currículos de los candidatos y enviarlos a entrevista para ayudar a la dirección a atraer a los mejores.

Nuevas contrataciones

Asegúrese de que toda la documentación legal está completa, y que herramientas necesarias, tales como ordenador, dirección de correo electrónico y teléfono, están disponibles cuando alguien se incorpora a su puesto.

Administración de contratos

Delimite con claridad las responsabilidades de todos los contratos, conozca el estado de cada contrato y siga un procedimiento claro para la renovación o la rescisión de un contrato.

Archivo de expedientes de los empleados

Se pueden archivar con seguridad los expedientes de los empleados, en los que se incluyen formularios tributarios, ingresos de nóminas, verificaciones laborales, seguros médicos, planes de pensiones, etc. Se pueden configurar políticas de retención para garantizar que los documentos se guardan durante el tiempo estipulado por la ley y se destruyen cuando expira dicho periodo.

Confidencialidad

Los documentos de recursos humanos contienen datos confidenciales, por lo que están sometidos a requisitos reglamentarios que limitan el acceso y la retención de los mismos. Gracias a la gran flexibilidad que ofrecen los permisos de Therefore™ es fácil garantizar que solo los empleados autorizados acceden a estos datos confidenciales.

Conformidad

Therefore™ ofrece una pista de auditoría completa y trazabilidad de las acciones realizadas en los documentos, lo que puede ayudar a las empresas a cumplir la normativa estatal y de seguridad en relación con la protección de archivos y datos.

Solicitudes de vacaciones

Las solicitudes de días libres de los empleados se pueden remitir de forma automática a su superior, y una vez aprobadas, estos días se pueden deducir automáticamente de las vacaciones que les corresponden. Se dispone de una pista completa de todas las solicitudes y aprobaciones.

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