Service RH

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Therefore™ – Service RH

Les services de ressources humaines gèrent des centaines, voire des milliers de documents de salariés, dont la majorité est des documents confidentiels. Bulletins de paie, bilans de performance, contrats de travail, arrêts, tous ces documents doivent être conservés de façon sécurisée, avec un accès rapide pour les personnes habilités, et une durée de conservation maîtrisée pour ne pas déroger aux directives gouvernementales, comme celles de la CNIL en France.

 

Les enjeux sont multiples :

 

La sécurité et la confidentialité de ces documents

Le partage de ces documents avec des personnes habilitées, hors RH, éviter les pièces jointes non sécurisées et de sortir les documents papier des dossiers physiques.

Assurer le suivi de versions des documents, tels que les contrats de travail surtout lorsque plusieurs membres du service collaborent à l’élaboration de versions préliminaires.

Lorsque les documents sont stockés dans des structures arborescentes Windows classiques, ceux-ci ne sont

Dans Therefore, les documents numérisés peuvent être automatiquement indexés et archivés. La recherche des documents à partir de métadonnées ou via une recherche en texte intégral est simple, rapide et pertinente.

 

Des processus automatisés permettent d’acheminer des documents au sein de l’entreprise à des fins d’approbation et de validation ou d’assurer la traçabilité de documents tels que les contrats, afin de pouvoir les renouveler en cas de besoin. L’aspect graphique du workflow de Therefore permet une visibilité optimale.

 

Grâce au module standard Therefore™ Case Management, tous les documents relatifs à un employé sont archivés en toute sécurité. Les fonctions de sécurité et les permissions sont bien entendu particulièrement souples et permettent d’appliquer des droits d’accès sur des catégories, des documents, voire même des index.

 

Il est même possible d’accéder aux documents et workflows de processus en mode nomade, via l’application Therefore™ Mobile ou Web Access.

 

De nombreux processus RH peuvent être rapidement et facilement automatisés en vue d’augmenter la productivité du service :

Recrutement

Définissez des workflows destinés à faciliter la recherche, la consultation et l’acheminement rapides des CV des candidats afin de ne pas passer à côté de postulants au profil intéressant.

Nouvelles recrues

Assurez-vous que tous les documents requis par la législation en vigueur ont été finalisés et que tous les éléments nécessaires (ordinateur, adresse E-mail, téléphone, etc.) sont disponibles lors de l’entrée en fonction.

Gestion des contrats

Assurez la traçabilité des modifications des contrats, faciliter le processus de signature et mettez en place une procédure claire destinée au renouvellement ou à l’annulation de contrats ou période d’essai.

Archivage des dossiers des salariés

Archivez en toute sécurité la totalité du dossier des salariés afin de garantir un accès simple mais aussi son intégrité. Configurez des politiques de conservation pour assurer le stockage des documents pendant les délais réglementaires, puis leur destruction au terme de la période imposée.

Confidentialité

Les documents RH contiennent des données sensibles et tombent donc sous le coup de la réglementation en vigueur concernant la restriction des accès et les politiques de conservation. Grâce aux permissions avancées proposées par Therefore™, il est facile que n’autoriser que les employés habilités à accéder à ces données confidentielles.

Conformité

Therefore™ intègre des fonctions détaillées d’audit et de traçabilité des manipulations de documents, qui permettent aux entreprises de se conformer à la législation nationale en vigueur sur la protection des fichiers et des données.

Demandes de congés

Les demandes de congé des employés peuvent être automatiquement acheminées vers leur supérieur hiérarchique. Une fois approuvées, elles peuvent être automatiquement déduites de leurs congés. Un journal complet consigne toutes les demandes et approbations.

La distribution des contraventions

Les contraventions reçues par l’entreprise peuvent facilement être numérisées et intégrées à un workflow pour les envoyées à l’intéressé. Cela évite les pertes et les frais éventuels de transmission du document (coûts copies et postaux), et les délais de traitement, qui peuvent entraîner des pénalités de retard.

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