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Therefore™ en el sector legal

Bufetes de abogados y departamentos jurídicos deben hacer frente a estrictos requisitos relativos a litigios, e-discovery, cumplimiento normativo, gobernanza de la información y propiedad intelectual. Therefore™ es la solución idónea para garantizar el cumplimiento de estos requisitos, por lo que la documentación legal de carácter confidencial se puede almacenar con seguridad y gestionar de forma eficiente.

 

Sin un sistema de gestión de la información, la documentación legal se puede almacenar físicamente, lo que aumenta significativamente el tiempo necesario para archivar y encontrar correctamente estos documentos. Mantener un seguimiento de la última versión de un documento puede resultar complicado cuando varios empleados trabajan con distintos borradores, pero realizar el seguimiento completo de todos los cambios realizados, quién los ha hecho y en qué momento, resulta imposible. El riesgo de extraviar o clasificar incorrectamente los documentos siempre está presente, en particular si todos ellos se almacenan físicamente en el archivo. Encontrar el documento correcto en caso de litigio se convierte en una tarea titánica, pues no se dispone de métodos de búsqueda flexibles. Si los documentos se almacenan electrónicamente en estructuras tradicionales de carpetas no se pueden procesar juntos los documentos relacionados.

 

El software de gestión de la información de Therefore™ ofrece la solución idónea para una gestión efectiva de toda la documentación legal. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente. Se pueden recuperar documentos de todo tipo empleando metadatos o búsqueda de texto completo, como en la Web. Es posible configurar procesos de flujos de trabajo flexibles para enrutar los documentos a través de la empresa para su aprobación y validación, o realizar un seguimiento de los contratos para renovarlos cuando sea necesario. Con el módulo Therefore™ Case Management, todos los documentos de los empleados se pueden guardar con seguridad y procesar conjuntamente para lograr una gestión óptima de la información. Incluso es posible acceder a los documentos y ejecutar flujos de trabajo fuera de la oficina, o desde emplazamientos externos, utilizando la práctica Therefore™ Mobile App o Web Access. Y, naturalmente, la seguridad y los permisos son extremadamente flexibles, permitiendo la calibración de permisos hasta el nivel de documento individual.

 

Mediante la automatización de los procedimientos legales, los procesos se pueden realizar en cuestión de horas en lugar de días, reduciendo los costes y aumentando la precisión y la eficiencia al tiempo que se determina la plena responsabilidad por las acciones realizadas con la documentación legal.

La gestión electrónica de la documentación legal brinda a empresas de todos los tamaños los siguientes beneficios:

Reducción de costes

El archivo electrónico de los documentos permite a los bufetes reducir los costes de fotocopiado y almacenamiento, así como los errores causados por la indexación manual.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan automáticamente los documentos al socio gerente para su aprobación; las tareas se pueden realizar incluso cuando se visita a un cliente o se espera en el juzgado. Las tareas que no se procesan a tiempo pueden escalarse a un socio gerente, y los socios pueden recibir avisos automáticos por correo electrónico para recordarles fechas de vencimiento inminentes.

Acceso móvil

Es posible localizar, leer y procesar documentos archivados sobre la marcha utilizando Therefore™ Mobile App.

Archivo conforme a la legislación

Almacene todos los documentos con seguridad, cumpla las normas de conformidad y elimine los documentos cuando expire el periodo que establece la ley.

Administración de contratos

Consiga una idea clara de cuándo expiran los contratos, sepa quién es el responsable y mantenga una auditoría completa de todas las modificaciones relevantes realizadas en el contenido y los anexos.

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