Service juridique

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Therefore™ – Service juridique

Les services juridiques sont soumis à une législation très stricte en matière de procédure, de recherche électronique (« e-discovery »), de conformité, de délais à respecter, de gouvernance des informations et de propriété intellectuelle. Therefore™ vous assure une gestion efficace et un archivage sécurisé, pérenne et intègre de vos documents juridiques sensibles.

 

Sans système de gestion des informations, les documents juridiques sont souvent stockés au format papier, ce qui accroît considérablement les délais d’archivage et de recherche et augmente les risques de perte ou de classement incorrect. Localiser le document requis en cas de besoin, sans fonctions souples de recherche, se révèle alors complexe. Assurer le suivi de la version la plus récente d’un document n’est pas simple non plus lorsque plusieurs employés collaborent à l’élaboration de versions préliminaires. Par ailleurs, lorsque les documents sont stockés au format numérique dans des structures arborescentes classiques, il est impossible d’effectuer des recherches multicritères et pertinente en les traitant collectivement.

 

La solution de gestion des informations Therefore™ est parfaitement adaptée au traitement efficace de tous les documents juridiques : documents papiers, emails, documents électroniques, documents internes structurés…. Certains documents peuvent être automatiquement archivés et indexés sur la base de lecture de code à barre ou de zone OCR ou de zones prédéfinies sur des documents Office. La recherche de documents à partir de métadonnées ou via une recherche en texte intégral avancée est extrêmement conviviale. Grâce au module Therefore™ Case Management, tous les documents relatifs à un dossier ou projet sont mémorisés en toute sécurité et traités collectivement en vue d’optimiser la gestion des informations.

 

La configuration de processus de workflow souples permet d’acheminer des documents à des fins d’approbation et de validation ou d’assurer la traçabilité de documents stratégiques tels que des contrats.

En automatisant certaines procédures juridiques, et mettant en place des délais de traitement et des rappels en cas de non-respect, l’exécution de tâches se mesure en heures plutôt qu’en jours et les oublis ou dépassement des délais sont grandement diminués. Il en résulte une réduction des coûts, des performances optimisées et une fiabilité accrue, alliées à la traçabilité des manipulations des documents juridiques.

Il est aussi possible d’accéder aux documents et workflows en mode nomade, via l’application Therefore™ Mobile ou l’accès web de Therefore™.

Les fonctions de sécurité et les permissions sont particulièrement avancées et permettent d’appliquer des droits d’accès jusqu’au niveau d’un index.

 

 

 

Grâce au traitement électronique des documents juridiques, les sociétés de toute taille bénéficient des avantages suivants :

Réduction des coûts

En archivant électroniquement les documents, réduisez vos coûts copies, de stockage, et de frais postaux et diminuez le nombre d’erreurs liées à l’indexation manuelle.

Traitement plus rapide

Des processus automatisés en fonction du type de documents vous permettent de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et de ne pas vous inquiéter des délais à mémoriser ou des relances à effectuer. Archivage conforme aux normes en vigueur Sécurisez l’archivage de tous vos documents, respectez les normes de conformité et supprimez les documents au terme des délais réglementaires de conservation.

Accès mobile

Accès mobile

L’application Therefore™ Mobile permet de rechercher, de consulter et de traiter les documents archivés pendant vos déplacements. Il est ainsi possible d’effectuer une tâche dans les bureaux d’un client ou au tribunal.

Gestion des contrats

Vous disposez d’aperçus clairs qui indiquent la date d’expiration des contrats, identifient le responsable et consignent tout échange concernant les contenus et les avenants.

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