Service Logistique

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Therefore™ – Service Logistique

Les services Logistique gèrent des centaines, voire des milliers de documents : fiches de colisage, bons de livraison, documents de douane et autres. Il est vital de pouvoir classer, rechercher et gérer cette documentation pour que l’exécution des processus liés se poursuive.

 

Si tous ces documents sont au format papier, le temps requis pour les archiver correctement, les transmettre en temps voulu aux bonnes personnes et les retrouver rapidement augmente considérablement. Assurer le suivi de ces documents est encore plus complexe lorsqu’ils sont dispersés dans plusieurs sites. Les risques de perte ou de classement incorrect sont bien réels, en particulier si les documents sont archivés au format papier ou que les processus liés sont encore manuels. Localiser le document requis pour répondre à une question peut s’avérer laborieux, car il n’est pas toujours possible d’identifier avec précision le stade du processus atteint par le document ou le colis. Même lorsque les documents sont stockés au format numérique dans des structures arborescentes rigides classiques, il est impossible de les localiser facilement ou de les traiter de manière efficace.

 

La solution Therefore™ est parfaitement adaptée au traitement efficace de tous les documents logistiques. Elle permet de mémoriser et d’indexer automatiquement des documents numérisés et de lier automatiquement certains documents entre eux, par exemple, les bons de livraison aux bons de commande et à la facture. La recherche de documents via des métadonnées ou une recherche avancée en texte intégral est très intuitive et permet de retrouver le ou les documents en quelques secondes. La configuration de processus de workflow graphiques permet d’acheminer des documents au sein de l’entreprise à des fins d’approbation et de validation ou d’assurer la traçabilité de certains processus clefs tels que les commandes et leur réception. Il est même possible d’accéder aux documents et workflows de processus en mode nomade, via l’application Therefore™ Mobile ou Web Access. Les livreurs peuvent ainsi saisir dans le système les bons de livraison signés, qui peuvent être automatiquement et immédiatement liés aux bons de commande sans aucune intervention de l’utilisateur. Les fonctions de sécurité et les permissions sont bien entendu particulièrement souples et permettent d’appliquer des droits d’accès jusqu’au niveau d’un document déterminé.

 

La gestion de nombreux processus logistiques dans Therefore™ se solde par des gains directs de productivité :

Processus Automatisés

Therefore™ permet le démarrage automatique de workflows destinés à approuver les factures, les notes de crédit et le paiement des transporteurs, ainsi qu’à traiter les factures client, les documents d’expédition, etc… afin que vous vous concentriez sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Intégration aux systèmes ERP

Therefore™ propose un SDK destiné à l’intégration de la solution à quasiment tout type de système ERP en vue d’optimiser le traitement des données.

Confidentialité

Les documents de logistique contiennent parfois des données sensibles et tombent donc sous le coup de la réglementation en vigueur concernant la restriction des accès et les politiques de conservation. Grâce aux permissions avancées de Therefore™, il est facile que n’autoriser que les employés habilités à accéder à ces données confidentielles.

Conformité

Therefore™ intègre des fonctions détaillées d’audit et de traçabilité des opérations exécutées sur les documents, qui permettent aux entreprises de se conformer à la législation en vigueur sur la protection des fichiers et des données.

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