Sala de expedición

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Therefore™ en la sala de expedición

En la mayoría de las empresas, la sala de expedición puede ser una fuente de grandes tensiones y urgencias. Todo el correo entrante se debe clasificar y distribuir a diversos empleados de forma rápida y precisa. Este proceso puede resultar laborioso y está sujeto a errores.

 

Con el sistema tradicional, el correo se clasifica de forma manual y luego se distribuye a los despachos o escritorios de los empleados. Si un empleado está fuera de la oficina, la carta no se puede leer hasta que regrese. Y si la carta trata un problema importante para la empresa, se debe fotocopiar y archivar. Si otro empleado necesita acceder a esta información, tiene que recuperarla y volver a archivarla. Ello conlleva un alto riesgo de extraviar o clasificar incorrectamente la información.

 

Si todos estos documentos están basados en papel, aumenta significativamente el tiempo necesario para archivarlos y localizarlos correctamente. Si la carta en cuestión está relacionada con otros procesos de negocio, por ejemplo, con facturación, dichos procesos pueden retrasarse, lo que conlleva sanciones por demora y deterioro del servicio.

 

Therefore™ ofrece la solución idónea para gestionar el correo entrante. La correspondencia se puede escanear, guardar e indexar automáticamente. Una vez que el documento se ha introducido en el sistema, puede enviarse electrónicamente al empleado correspondiente para su revisión o a otros procesos de negocio, como la contabilidad de proveedores. Se pueden configurar flujos de trabajo flexibles para enrutar la correspondencia a través de la empresa para su aprobación y validación, lo que brinda un alto grado de flexibilidad.

El procesamiento electrónico del correo brinda a la empresa los siguientes beneficios:

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Reducción de costes

Gracias al reconocimiento y la distribución automatizados del correo, los empleados disponen de más tiempo que pueden dedicar a tareas más estratégicas. El almacenamiento electrónico del correo permite a las empresas reducir los costes de fotocopias y almacenamiento, así como los errores causados al introducir manualmente la información o etiquetar incorrectamente la correspondencia.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan automáticamente los documentos a los empleados correspondientes; la delegación no depende de la planificación de recursos de ningún empleado en particular. Las tareas que no se procesan a tiempo pueden escalarse y los empleados pueden recibir avisos para recordarles fechas de vencimiento inminentes.

Acceso móvil

Lea y procese el correo incluso cuando no está en la oficina. Si un empleado está fuera de la oficina, o de vacaciones, el correo no se queda sin leer; un asistente para ausencias de la oficina puede enrutar el correo a otro empleado o departamento para su procesamiento.

Archivo conforme a la legislación

Almacene todos los documentos con seguridad, cumpla las normas de conformidad y elimine los documentos cuando expire el periodo que establece la ley.

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