Service Courrier

dep_icon_mailroom

Therefore™ – Service Courrier

Dans la plupart des entreprises, le traitement du courrier est encore manuel. L’approche traditionnelle consiste à trier manuellement le courrier, puis à le placer sur le bureau des employés. Lorsqu’un employé est absent, il ne peut pas lire son courrier, qui attend donc son retour.

 

Savez-vous si le courrier a été lu par la bonne personne, s’il a été traité, en combien de temps, par qui et le contenu de la réponse ? Ce manque de traçabilité et de visibilité sur le traitement du courrier peut affecter le service client et la réputation de l’établissement.

 

Les enjeux peuvent aussi être financiers. Par exemple, si une lettre se rapporte à un enjeu commercial, comme une demande de devis et qu’elle n’est pas traitée à temps, il est possible de passer à côté de chiffre d’affaire additionnel. Si c’est une réclamation importante et que le destinataire n’est pas disponible, la situation risque de se solder par des pénalités ou des indemnités.

 

La solution Therefore™ est parfaitement adaptée à la gestion du courrier entrant et sortant. Le courrier peut être numérisé, indexé, mémorisé et transmis automatiquement à l’employé approprié pour ensuite suivre le processus défini. La configuration de processus automatisés, particulièrement souples permet d’acheminer le courrier au sein de l’organisation à des fins d’approbation et de validation en gardant une totale traçabilité et visibilité sur le traitement de chacun d’entre eux.

 

En traitant électroniquement le courrier, chaque organisation, publique ou privée, bénéficie des avantages suivants :

Foto102

Réduction des coûts et gain de rentabilité

En dématérialisant le courrier, les entreprises réduisent leurs coûts copie, de transmission et de stockage de celui-ci. L’indexation et la distribution automatiques du courrier permettent aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus grande valeur ajoutée.

Traitement plus rapide

Des processus automatisés acheminent les documents vers l’employé approprié et suis ensuite le processus défini, totalement graphique dans Therefore™. Des alertes sont envoyées aux personnes adéquates, ainsi qu’en cas de dépassement de délais. La délégation est possible en cas d’absence et les escalades transmettent un document non traité à des personnes définies. Ceci augmente considérablement la réactivité de l’entreprise et améliore le service apporté à ses interlocuteurs.

Accès mobile

Lisez et traitez votre courrier même lorsque vous n’êtes pas au bureau, grâce à l’application pour smartphone et tablette ou encore grâce à l’accès web.

Archivage conforme aux normes en vigueur

Sécurisez l’archivage de tous vos courriers, entrants et sortants, respectez les normes de conformité et supprimez les documents au terme des délais réglementaires de conservation.

Visualiser l’études de cas
WordPress Image Lightbox