Archivo

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Almacenar de forma segura los documentos de negocio es vital para cualquier empresa. Expedientes de clientes, documentos de recursos humanos e incluso documentos financieros se deben conservar durante varios años por imperativo legal.

 

El almacenamiento físico no solo utiliza un valioso espacio, sino que también dificulta considerablemente la recuperación de la información. Los documentos necesarios se pueden archivar incorrectamente, dañar, extraviar o estar incompletos.

 

El software de gestión de la información de Therefore™ permite a archivar los documentos digitalmente, almacenarlos de forma segura y eliminarlos cuando expire el periodo que establece la ley. Los documentos se pueden escanear, guardar e indexar automáticamente. Una vez que el documento se ha introducido en el sistema, se puede enviar electrónicamente al empleado correspondiente para su revisión y validación utilizando el módulo de flujo de trabajo de fácil instalación.

El archivo electrónico de la información brinda a empresas de todos los tamaños los siguientes beneficios:

Reducción de costes

El archivo electrónico de los documentos permite a las empresas reducir los costes de fotocopiado y almacenamiento, así como los errores causados por la indexación manual.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan los documentos al empleado correspondiente. La realización de las tareas no depende de la memoria de un solo empleado. Las tareas que no se procesan a tiempo pueden escalarse al directivo correspondiente, y los empleados pueden recibir avisos automáticos por correo electrónico para recordarles fechas de vencimiento inminentes.

Acceso móvil

Es posible localizar, leer y procesar documentos archivados sobre la marcha utilizando Therefore™ Mobile App.

Archivo conforme a la legislación

Almacene todos los documentos con seguridad, cumpla las normas de conformidad y elimine los documentos cuando expire el periodo que establece la ley.

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