Archivage Electronique

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Archivage Electronique

Aujourd’hui, un document électronique a la même valeur qu’un document papier. Une impression d’un original électronique n’aura aucune valeur légale. Les documents originaux étant de plus en plus électroniques, il est indispensable pour les entreprises de s’assurer d’un bon respect des normes en vigueur. En cas de litige, d’audit ou de contrôle, il est donc indispensable de pouvoir prouver que vos documents sont : authentiques, intègres, pérennes, sécurisés et que tous les évènements liés à ce documents sont tracés. Par ailleurs, de multiples documents sont soumis à des durées de conservation spécifiques en fonction de leur typologie et cela est aussi valable pour les documents électroniques.

 

La solution de gestion d’information Therefore™ permet d’archiver électroniquement vos documents d’activité en répondant aux recommandations techniques des normes NFZ42013 et son équivalent international, ISO 14461.

Par ailleurs, outre le cadre normatif de l’archivage électronique, il est tout aussi important pour les entreprises de dématérialiser les documents de travail, afin de gagner en efficacité et de réduire certains postes coûteux.

En mettant en œuvre l’archivage électronique des informations, les entreprises de toute taille bénéficient des avantages suivants :

Archivage Electronique Conforme

Sécurisez l’archivage de tous vos documents : garantissez la pérennité de vos documents grâce à des formats normés, des politiques de migrations, l’export de vos documents et métadonnées, la traçabilité grâce à des journaux d’évènements précis, la sécurité grâce à des permissions et droits très pointus et leur authenticité grâce à leur identifiant unique et un horodatage avancé.

Réduction des coûts et augmentation de la rentabilité

En archivant électroniquement les documents, réduisez vos coûts copies et de stockage et passere moins de temps à rechercher les documents, augmenter le temps passé à traiter des tâches à plus grande valeur.

Traitement plus rapide

Des workflows acheminent automatiquement les documents vers l’employé approprié. Toute tâche non traitée en temps voulu peut être transmise au responsable approprié et des rappels peuvent être envoyés automatiquement par email en vue d’avertir l’utilisateur de l’échéance imminente de ses tâches. Les employés peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi augmenter le service apporté à vos interlocuteurs.

Accès mobile

L’application Therefore™ Mobile permet de rechercher, de consulter et de traiter les documents se trouvant dans Therefore où que vous soyez !

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