Archivierung

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Archivierung von Daten

Es ist für jedes Unternehmen sehr wichtig, Geschäftsdokumente sicher zu verwahren. Kunden-, Personal-, und sogar Finanzdokumente müssen aufgrund gesetzlicher Richtlinien mehrere Jahre gelagert werden.

 

Die materielle Lagerung dieser Dokumente erfordert nicht nur die Anschaffung eines kostspieligen Lagerraums, sondern sie erschwert auch den schnellen Zugang zu Dokumenten. Wichtige Dokumente werden möglicherweise falsch eingeordnet, beschädigt, gehen verloren oder sind nicht vollständig.

 

Die Therefore™ Informationsmanagement-Software erlaubt das digitale und sichere Archivieren von Dokumenten. Außerdem werden diese nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungszeit gelöscht. Dokumente können auch eingescannt, automatisch gespeichert und indexiert werden. Sobald sich das Dokument im System befindet, kann es der zuständigen Kollegin zur Prüfung und Validierung elektronisch übermittelt werden. Dies geschieht ganz automatisch mit unserem leicht zu installierenden Workflow-Modul.

Durch elektronisches Archivieren von Informationen können Unternehmen von folgenden Vorteilen profitieren:

Kosten senken

Wenn Dokumente elektronisch gespeichert werden, können Unternehmen sowohl Photokopier- und Lagerkosten, als auch Fehler durch manuelles Indexieren reduzieren.

Schnelleres Verarbeiten

Workflows leiten Dokumente automatisch zum verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Aufgaben hängen daher nicht vom Erinnerungsvermögen eines einzigen Mitarbeiters ab. Aktivitäten, die nicht zeitgerecht bearbeitet werden, können an einen zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet werden und Mitarbeiter können mit einem automatischen E-Mail an Fristen erinnert werden.

Mobiler Zugang

Gespeicherte Dokumente können mit der Therefore™ Mobile App unterwegs aufgerufen, gelesen und bearbeitet werden.

Gesetzeskonformes Archivieren

Bewahren Sie alle Ihre Dokumenten auf, halten Sie sich an gesetzliche Standards und löschen Sie Dokumente, wenn die Frist der Aufbewahrungszeit abgelaufen ist.

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